Première chose, avoir du temps, mais tout dépend du type de rassemblement que l’on veut mettre en place, s’il s’agit juste de se retrouver entre copains, ça peut se faire à la va-vite : on remplit la serie et on rejoint le point de rendez-vous.
Par contre, si on veut faire quelque chose d’un peu plus officiel (avec déclaration en préfecture et ouvert au grand public), il faudra s’investir un peu plus...

 LES BESOINS

Il faut :
 Un terrain plat pour accueillir les participants avec WC et eau (c’est le minimum pour un rassemblement de plus de 10 véhicules)
 De quoi occuper les participants (terrain d’évolution, RB, visites touristiques, activités ludiques, etc.)

 LE TERRAIN

La superficie devra être dimensionnée en fonction du nombre de participants envisagé. En gros, il faut compter dans les 100m² par Serie (en comptant les accès)
Il devra être plat et non boueux (prendre en considération les risques d’inondation).
L’accès devra être facile pour des véhicules de secours (dans ce dernier cas, 100m² par véhicule, c’est vraiment la limite inférieure).

 L’EAU

Elle peut être fournie par le réseau (s’il arrive sur le terrain) ou par cuve (livrée sur place par prestataire ou chargée dans la benne d’un 109).
J’ai quelques cuves à la maison et un pick-up : finalement çà n’a rien coûté...

 LES WC

Il y a possibilité de louer des WC (qui sont livrés et vidés par le prestataire), mais le prix est prohibitif...
Une solution simple, écologique et économique est de fabriquer des toilettes sèches : on creuse un trou et on pose un sac de sciure à coté...
Pour la version confort, on fabrique un caisson sur lequel on visse une lunette, puis il faut fabriquer la cabine (çà peut aller d’une simple bâche à une cabine en bois, tout dépend du budget).
Pour avoir une idée :
 lunette : 2,5 €
 bois : environ 120 € (çà c’est pour la version grand confort avec murs en OSB...)
 tôle pour le toit : 12 €
 quincaillerie (charnières porte, fermeture, clous, vis) : 20 €
 sciure : gratuite chez la plupart des menuisiers.

Pour moins de 160 €, on a des WC de luxe....(de mémoire, louer un WC chimique revient à 500 € le WE).

Pour la Frontignole, j’ai fait très simple :
Creuser un trou :

Là, on a eu un souci... J’ai dimensionné le trou en fonction de la quantité de m.. qu’on pouvait produire dans le WE... sauf que... j’avais oublié d’y inclure la sciure... Booh...une fois tassé, le problème a été résolu...

Monter un caisson en aggloméré, recouvert de plastique (pour ceux qui pissent à coté), une lunette :

et une cabine faite avec des matériaux de récupération (piquets en bois, vieilles tôles)

C’est revenu à 2,50 € (le prix de la lunette...)

 LES REPAS

C’est la partie la plus contraignante le jour du rassemblement.
Le faire soi-même implique que d’autres donnent un coup de main, dans ce cas, faire en sorte que la préparation du repas se fasse au même endroit que l’apéro (et pas dans une salle au fond du couloir où le cuistot risque de rapidement se sentir très seul...) Le service à table est à éviter, c’est bien plus convivial lorsque les gens se déplacent d’eux-mêmes.
Solution de simplicité : on réserve un resto...
Dans les deux cas, il faut connaître le nombre de participants à l’avance (au moins deux semaines).
A la Frontignole : couverts et assiettes jetables... Ceux qui veulent peuvent emmener leurs propres couverts...La paella (poêle) de 100 cm de diamètre a été payée par les participants (inclus dans le tarif du repas), donc le club hérite d’une paella.

 UN TOIT POUR LE BIVOUAC

L’idéal est de pouvoir disposer d’une salle (l’éventuel prix de location devra évidemment être inclus dans le budget du rassemblement), une grande tente peut aussi faire l’affaire, par contre les prix de location sont souvent prohibitifs...
Moi j’ai choisi la solution économique : fabriquer la tente...
Voici un bref descriptif.

Du tube de 15X21 :

J’ai tordu ces derniers en me servant du poteau EDF le plus proche (pas besoin de chauffer).

Et voila les fermes :

Les piquets sont aussi fait de tubes 15X21 que j’ai montés sur les fermes en y encastrant des tubes de diamètre inférieur et fixés avec des vis.

Des traverses à 45 degrés viennent consolider le tout (à savoir qu’il y a très peu de soudure... et ça reste à améliorer...)

Le coût : environ 60 euros de ferraille et 30 euros de bâches jetables.
La ferraille, je l’ai payée de ma poche (je pourrais toujours m’en servir un jour pour autre chose..., voire la réutiliser en 2012), les bâches ont été financées par les inscriptions des participants, elles sont encore utilisables, mais ont déjà quelques accrocs...

Les petits plus... : Le fait d’être membre du comité des fêtes du village et d’avoir quelques contacts locaux, m’ont permis d’obtenir gratuitement les éléments suivants : Tables + bancs, groupe électrogène, guirlande.

 LES BALADES ou ROAD-BOOKS

Tracer des balades dans la campagne environnante est une chose, à plusieurs, c’est un plaisir... Mais il ne faut pas oublier que les chemins empruntés appartiennent forcément à quelqu’un : soit le chemin est cadastré, donc il est privé (le propriétaire peut refuser le passage), soit il est du domaine public, et en théorie le passage est autorisé, mais la commune peut voter un arrêté interdisant le passage sans autorisation préalable.
Pour consulter le cadastre : http://www.geoportail.com
Dans tous les cas, il faut s’assurer que le passage ne dérange pas celui à qui en incombe l’entretien. A savoir, entres autres, que la responsabilité du propriétaire peut être engagée (c’est pour cette dernière raison que l’ONF interdit le passage sur ses chemins d’exploitation).

Circuler est certes un droit, mais la politesse et le respect sont des devoirs, à mon avis, l’un ne va pas sans l’autre...
Un exemple : j’ai dû appeler à plusieurs reprises, un maire qui était plutôt réticent à voir débarquer vingt 4x4 sur un de ses chemins, et en le questionnant un peu, il s’avère, que ça ne lui pose pas problème à lui personnellement, mais il me répond que la pression des habitants qui en ont marre du comportement belliqueux de certains pratiquants du tout terrain sur la commune (spécialement des gens de l’extérieur) est forte.

En gros, une règle à retenir : bien connaître les acteurs et le territoire sur lequel on envisage d’effectuer le rassemblement...

Un autre lien à connaître : http://www.codever.fr/

Pour faire simple (et cela ne l’est pas forcément) : commencez à imaginer un RB (40 km minimum et 80 km maximum), allez sur le terrain pour vérifier la possibilité de passer (un premier passage en plate à l’entrée des chemins, permet un repérage visuel), ensuite, si vous avez des contacts auprès des communes, il faut les contacter et tâter le terrain (ce qui aide énormément, c’est qu’on est un club de véhicules de collection, c’est comme ça que j’ai vendu le truc...), pour d’autres communes un courrier peut être suffisant (attention : une non-réponse n’est pas forcément une acceptation).

Quand la majorité a répondu favorablement, on peut commencer le tracé, ça peut être rapide (une journée) ou plutôt long (pour la Frontignole il a fallu 5 week-end), tout dépend des obstacles que l’on va trouver...

Pour finir, une invitation des élus à prendre l’apéro le soir sur le bivouac peut permettre de créer des liens et aider au renouvellement de l’évènement (quelque part, 20 séries qui débarquent, c’est du tourisme, de la promotion du territoire traversé et une animation pour les locaux...)

 LE BUDGET

Il faut tout chiffrer et éventuellement surestimer un petit peu le coût (ça évite de se retrouver avec un résultat négatif). Évidemment, il faut se fixer une limite minimale de véhicules pour que le résultat financier du rassemblement soit positif.

Voici les chiffres pour la Frontignole (à 14 véhicules on est dans le vert) :

 Courriers  : 16 €
 Lunette WC : 2,5 €
 Bâches : 30 €
 Paella : 42 €
 Repas : 170 €
 Apéro + vin : 165 €

On se rend compte que le plus cher c’est la bouffe et l’alcool...
S’il faut maintenant rajouter à ça le prix d’une location, le prix d’inscription va forcément augmenter en conséquence...
Évidemment, dans ces chiffres je ne compte pas le coût de l’essence (pour les recos) et l’investissement personnel... Le plus important à garder en tête, c’est que ça reste une passion et on le fait par plaisir...

 LA RESPONSABILITE

Une contrainte de plus...
A partir du moment où un membre du club envisage d’organiser un évènement au nom du club, il devra passer par le président pour approbation, ce dernier étant responsable de tout problème pouvant survenir lors du rassemblement.
Quelque part, ça semble plutôt logique... quand on demande à quelqu’un d’apposer son sceau au pied d’un document, il faut s’attendre à ce qu’il approuve d’abord ce dernier...